Privacy Statement

Wie is Haute Equipe?

Haute Equipe Partners in Public B.V (hierna Haute Equipe) is een toonaangevend adviesbureau in de publieke sector. Wij houden ons bezig met vraagstukken op het gebied van middelen- informatie- en procesmanagement, subsidies, (revolverende) fondsen, algemeen en bestuursrecht en het sociaal domein. Samen de basis leggen voor maatschappelijk resultaat. Dat is wat ons bindt.

Onze contactgegevens zijn: 

Haute Equipe

Frederikspark 1

2012 DA Haarlem

+31(0)23 547 19 13

info@haute-equipe.nl

www.haute-equipe.nl

Hoe gaat Haute Equipe om met persoonsgegevens?

Wij vinden het belangrijk dat privacybescherming bij ons in goede handen is. Wij waarborgen privacy en zorgen ervoor dat de gegevens die je aan ons hebt toevertrouwd goed beveiligd zijn. Bij de invoering van de AVG hebben we in onze organisatie voor alle medewerkers voorlichtingsbijeenkomsten gehouden. Alle nieuwe medewerkers volgen een bewustwordingsbijeenkomst waarin we uitleggen hoe wij met privacybescherming omgaan.

Dit privacy statement is van toepassing op Haute Equipe en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens die Haute Equipe uitvoert in het kader van haar werkzaamheden.

Welke begrippen worden gehanteerd?

In de AVG worden verschillende begrippen gehanteerd die wij ook in onze organisatie gebruiken.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de context van dit statement is Haute Equipe een verwerkingsverantwoordelijke.

Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).

Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens waaronder het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, samenvoegen, opvragen, raadplegen, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.

Database: een gestructureerde verzameling van persoonsgegevens die volgens bepaalde regels en procedures toegankelijk is.

Datalek: Een verwerking waardoor persoonsgegevens in handen vallen van mensen die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Welke persoonsgegevens verzamelt Haute Equipe?

Haute Equipe verzamelt persoonsgegevens. De gegevens worden op een veilige manier opgeslagen en bewaard en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

E-mailcontact:

  • E-mailadres, aanvullende informatie die door betrokkene wordt verstrekt, bijvoorbeeld: naam en telefoonnummer.

Contactformulier op website:

  • Naam, emailadres en telefoonnummer.

Post:

  • Gegevens door betrokkene verstrekt. Voor de verwerking van deze gegevens is een grondslag aan te wijzen.

Opdrachten:

Wanneer namens Haute Equipe voor een opdrachtgever wordt gewerkt, verzamelt de organisatie informatie in het kader van de opdracht. Haute Equipe verzamelt informatie over de opdracht, verslagen van gesprekken, op- en aanmerkingen op uitgevoerd werk en evaluatieverslagen over de opdrachten. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

  • Gegevens contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie)
  • Gegevens werknemer (naam, functie, taken en functioneringsgegevens)
  • Gegevens evaluator (naam en functie)

Diensten:
Wanneer namens Haute Equipe een presentatie, een ontbijtsessie of een ander evenement wordt georganiseerd, worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

  • Gegevens contactpersoon (Naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie).

Nieuwsbrieven en services:

Bij het registreren voor bepaalde services (zoals de gratis deelname aan de Tour de France competitie) en nieuwsbrieven vraagt Haute Equipe vooraf toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken.

  • De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn afhankelijk van de geleverde service (denk aan NAW, e-mailadressen, telefoonnummers, functies etc.)

Werving en selectie:

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst verzamelt Haute Equipe de volgende gegevens:

  • Naam, NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, beschikbaarheid, CV, opleidingen en vaardigheden, diploma’s, certificaten, werkhistorie, motivatiebrief, mobiliteit, (loon)inschaling, referenties van vorige werkgevers, assessmentrapportage, (sollicitatie)gespreksaantekeningen en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddeling.

Arbeidsovereenkomst:

Bij het aangaan en gedurende het verloop van een arbeidsovereenkomst verzamelt Haute Equipe de volgende gegevens:

  • Nationaliteit, BSN nummer, kopie ID bewijs, visa, werkvergunningen, burgerlijke staat, naam partner, noodcontactgegevens, bankrekeningnummer, salaris(stroken), verklaring omtrent gedrag, geheimhoudingsverklaringen, BIG registratie, nevenfuncties, uitkeringen, subsidies, premiekortingen, loonbeslagen, leaseauto, verzuimregistratie en overige gegevens die gerelateerd zijn aan een personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • Gegevens van nood-contactpersoon, enkel indien hiertoe toestemming is gegeven door betrokkene.

ZZP-opdrachten:

Bij het aangaan van een overeenkomst van opdracht verwerkt Haute Equipe de volgende gegevens:

  • bedrijfsnaam, KvK-uittreksel, bankrekeningnummer, vervaldatum ID bewijs en documentnummer, BTW-nummer en verklaring omtrent gedrag.

Potentiële opdrachtgevers:

  • Contactpersoon (naam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres en functie).

Promotie en website (enkel werknemers):

Haute Equipe vraagt werknemers toestemming om persoonsgegevens te mogen verzamelen voor promotiedoeleinden.

  • Foto’s, naam, functies, telefoonnummer, e-mailadres.

Cookies op website:

Gegevens verzameld op de website via Google Analytics zijn niet herleidbaar tot personen. Er worden enkel anonieme gegevens verwerkt.

Met welk doel worden persoonsgegevens verwerkt?

De gegevens die zijn verzameld worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Alle gegevens die aan Haute Equipe zijn verstrekt (waaronder informatie van onze opdrachtgevers) worden in beginsel alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Alle medewerkers van Haute Equipe hebben in dit kader een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Haute Equipe verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt. Naast de hieronder benoemde doeleinden verwerkt Haute Equipe ook persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om te voldoende aan fiscale plichten).

Sociale doelen (intern):

Haute Equipe verwerkt persoonsgegevens voor intern gebruik. Hierbij valt te denken aan het smoelenboek op intranet, het versturen van weekberichten en nieuwsbrieven, het versturen van wenskaarten naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis en het gebruiken van de nood-contactgegevens bij calamiteiten.

Delen met (potentiële) opdrachtgevers:

Haute Equipe deelt persoonsgegevens van kandidaten met opdrachtgevers bij het voorstellen van de kandidaten. Dit gebeurt enkel met toestemming van betrokkenen. Ook worden gegevens van kandidaten (werknemers of ZZP’ers) verwerkt om te reageren op aanvragen die Haute Equipe krijgt uit de markt of direct van onze relaties zodat er een passende aanbieding kan worden gedaan.

Verwerkers:

Haute Equipe schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de organisatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om cyberveiligheid, (web)hosting en administratieve werkzaamheden. Met alle verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Promotie en website (enkel werknemers):

Haute Equipe deelt foto’s (en wellicht aanvullende gegevens) voor promotiedoeleinden op social media, in nieuwsbrieven, op de website of op banners. Daarnaast verwerkt Haute Equipe gegevens om te kunnen informeren over bijeenkomsten of activiteiten die worden georganiseerd en waarvoor de organisatie betrokkene wil uitnodigen.

Andere verantwoordelijke partijen:

Haute equipe werkt samen met externe partijen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld worden. Denk aan partijen die trainingen of opleidingen verzorgen en opdrachtgevers.

Correspondentie:

Haute Equipe reageert op binnengekomen correspondentie.

Database:

Haute Equipe kan van betrokkene toestemming hebben gekregen om gegevens in database te houden voor toekomstige opdrachten, functies, evenementen of activiteiten van gelijke strekking. Ook kan betrokkene geïnformeerd worden over bijeenkomsten of geschikte vacatures.

Relatieonderhoud:

Haute Equipe gebruikt de gegevens van opdrachtgevers om contact te onderhouden of afspraken te kunnen maken over lopende of nieuwe opdrachten. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om relaties te onderhouden en om relaties uit te nodigen voor bijeenkomsten.

Hoe lang bewaart Haute Equipe gegevens?

Haute Equipe bewaart gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn voorschrijven. Indien er geen wettelijke voorschrift bestaat, worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Nadat de bewaartermijn is afgelopen, worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.  

De bewaartermijn die wordt gehanteerd, is afhankelijk van de aard van de gegevens:

  • Persoonsgegevens betrokken bij de fiscale bewaarplicht: 7 jaren.
  • Persoonsgegevens uit sollicitatieprocedures: 4 weken, tenzij andere afspraken zijn gemaakt, zoals het opnemen in de database. In dit laatste geval worden gegevens niet langer dan 1 jaar bewaard.
  • Persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, het verwerven van opdrachten, relatiemanagement, en gepersonaliseerde content: 1 jaar na het beëindigen van het contract of de relatie.
  • Persoonsgegevens uit arbeidsovereenkomst of promotiedoeleinden na uitdiensttreding: 1 jaar na datum uitdiensttreding.

Indien uitdiensttreder een langere bewaartermijn wil hanteren: 2 jaren na datum van uitdiensttreding.

  • Recruitment via externe bronnen (linkedin): 28 dagen nadat belangstellende aangeeft geen interesse te hebben. 

In welke applicaties worden persoonsgegevens door Haute Equipe verwerkt?

Haute Equipe maakt gebruikt van het softwarepakket van Exact (Globe, CRM en Synergy) ten behoeve van de financiële administratie, de salarisadministratie, klantenrelatiebeheer en managementrapportages. Haute Equipe maakt gebruik van Nomadesk als beveiligde Cloud omgeving waarin zowel adviseurs als klanten bestanden kunnen uploaden en delen. Verder maakt Haute Equipe gebruik van Office365 en alle daartoe behorende functies. Ook beschikt Haute Equipe over een uitgebreide versie van AVG antivirus software. Het beheer van de servers en alle andere ICT-activiteiten is uitbesteed aan SPOT ICT. 

Wat zijn de verplichtingen op grond van de AVG?

Haute Equipe heeft, als verwerkingsverantwoordelijke, een aantal verplichtingen. Dat geldt voor persoonsgegevens die zijn verstrekt door zowel medewerkers als externe partijen. 

  • Persoonsgegevens worden enkel voor gerechtvaardigde doeleinden verzameld. De doeleinden staan in dit statement beschreven. Ze worden verzameld in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Wanneer persoonsgegevens door derden worden verwerkt ziet Haute Equipe er op toe dat dit volgens de richtlijnen uit de AVG gebeurt. Zo nodig worden daarvoor verwerkersovereenkomsten afgesloten.
  • Haute Equipe streeft er naar dat de persoonsgegevens die verwerkt worden in de database juist en nauwkeurig zijn.
  • Haute Equipe verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Haute Equipe heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
  • Haute Equipe bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. Bovendien bewaart Haute Equipe persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan of totdat betrokkene een verzoek indient om gegevens te verwijderen.

Welke rechten heeft betrokkene op grond van de AVG?

Haute Equipe respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend, andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Haute Equipe kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijke verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een periode te bewaren. 

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen: 

Recht op intrekking toestemming:

Betrokkene heeft het recht om de gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken.

Recht op inzage:

Betrokkene heeft het recht op inzage in zijn/haar persoonsgegevens en op informatie over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt.

Recht of rectificatie:

Wanneer betrokkene van mening is dat persoonsgegevens die worden verwerkt onjuist of onvolledig zijn, kan betrokkene een verzoek indienen bij Haute Equipe om de persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.

Recht om persoonsgegevens te wissen:

Betrokkene kan een verzoek indienen om zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen of Haute Equipe vragen te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Dit recht is geen absoluut recht. Wanneer persoonsgegevens vanwege een wettelijke verplichting nog bewaard moeten blijven, kunnen de gegevens niet worden gewist. Zodra de wettelijke verplichting is vervallen kunnen de persoonsgegevens worden verwijderd.

Recht op overdracht van persoonsgegevens:

Betrokkene kan Haute Equipe verzoeken om persoonsgegevens die bij de organisatie bekend zijn, over te dragen aan een andere partij.

Klacht indienen:

Als betrokkene vermoedt dat persoonsgegevens worden verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/vraag-1

Bovengenoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. 

Hoe kan contact worden opgenomen met de FG van Haute Equipe?

In het geval van vragen, verzoeken of klachten kan er contact worden opgenomen met functionaris gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@haute-equipe.nl
of via een brief:

Haute Equipe

t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming

Frederikspark 1

2012 DA Haarlem 

Er wordt uiterlijk binnen een maand gereageerd op een van de bovengenoemde verzoeken.

Haute Equipe kan het Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging is van 3 oktober 2018. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.