Samenwerking is erop gericht om in eendracht met elkaar te werken om het goede te doen. Samenwerking kent vele vormen en is al jarenlang een issue binnen de lokale overheid. De bestuurlijke samenwerking, herindelingen, gemeenschappelijke regelingen en vergelijkbare (juridische en economische) samenwerkingsverbanden op diverse (beleids-)terreinen zoals sociale uitkeringen, afvalinzameling en -verwerking en hulpverlening zijn daar enkele voorbeelden van.

Zo ontstonden ook vanaf de jaren tachtig de zogenaamde “Shared Service Centers – SSC’s”). Een resultaatverantwoor­delijk samenwerkingsverband, al dan niet samengebracht in één organisatie-eenheid, dat specifieke gespecialiseerde diensten (zoals administratie, personeelszaken, informatietechnologie, inkoop, beleids­ontwikkeling, toezicht) of besturen levert aan de afzonderlijke moederorganisatie(s), op basis van vooraf overeengekomen afspraken.

De laatste jaren zijn met name de ontkoppeling en de uniformering van primaire processen, de geïntegreerde softwarestandaardisatie, en de taakuitoefening in een servicegerichte klant – leveranciers verhouding, belangrijke onderwerpen van samenwerking. Vooral voor de kleinere gemeenten zijn deze vraagstukken erg omvangrijk en complex om daar zelf professionaliteit in te kunnen bieden.
Recent zijn het ook de regionale uitvoeringsdiensten – geïnitieerd door de minister van Binnenlandse Zaken – die samenwerking tussen gemeenten en de provincie mogelijk maken m.b.t. activiteiten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. 

Al deze initiatieven zijn erop gericht om de kwetsbaarheid van overheidstaken en dienstverlening te verminderen en om een krachtiger bestuur en uitvoeringsapparaat te creëren voor de vraagstukken die de rijksoverheid bij de lagere overheid neerlegt. Bijkomende argumenten zijn de realisatie van kostenbesparingen door o.a. schaalvoordelen, centralisatie systemen, professioneler aanbesteden. Daarnaast vormt de borging van bestuurlijke zelfstandigheid soms een reden om voor gemeentelijke of regionale samenwerking te pleiten.

Naast het efficiënt bundelen van kennis en dienstverlening ten behoeve van gezamenlijke kwalitatief hoogwaardige dienstverlening zijn er andere trends waarneembaar. Een landelijke trend is bijvoorbeeld dat een eerste samenwerking van relatief kleine gemeenten wordt gezien als een stap naar gemeentelijke herindeling of fusie. Er zijn nog tientallen extra redenen voor samenwerking die kunnen gelden voor organisaties in ontwikkeling, echter er is de afgelopen tijd ook gebleken dat er steeds meer randvoorwaarden en aandachtspunten op het toneel verschenen. Op de volgende pagina schetst Haute Equipe de eigen visie hierbij.

Download hier de complete tekst over dit expertisegebied

Door voortdurend kennis te vergaren en deze in de praktijk toe te passen, heeft Haute Equipe de vele randvoorwaarden en aandachtspunten ten goede kunnen meenemen in allerlei trajecten gericht op vormen van samenwerking. Vele samenwerkingsverbanden en organisatiemodellen kunnen goed functioneren mits er goed wordt nagedacht over het doel van de beoogde samenwerking en hoe dit te bereiken vanuit de huidige situatie. Zo dienen er goede afspraken te worden gemaakt over

• De gewenste informatie-uitwisseling
• De manieren van communicatie
• Afbakening van rollen - taken – verantwoordelijkheden
• Houding en gedrag van mensen
• Etc.

Voor alle vormen van samenwerking in de breedste zin van het woord geldt echter dat wanneer de samengebrachte kennis niet wijs wordt gebruikt, allen gedoemd zijn te mislukken.

Indien we bijvoorbeeld kijken naar kostenbesparingen door schaalvoordelen, blijkt schaalgrootte over het algemeen een absolute voorwaarde voor de lagere overheid om de expertise en middelen te kunnen organiseren die nodig zijn voor de uitvoering van de vraagstukken van vandaag. Enerzijds is het de rijksoverheid die steeds meer uitvoeringsmacht legt bij de gemeenten (jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, gezondheid etc.). Anderzijds is het de burger die transparante dienstverlening en service vraagt aan het gemeenteloket (fysiek en digitaal). Dit vraagt grote investeringen van gemeenten.

Het is echter een valkuil te verwachten dat samenwerking, in welke vorm dan ook, per definitie geld oplevert. Zeker het biedt voordelen: schaalgrootte is een voorwaarde voor inkoopvoordelen en voor efficiëntere ict-services. Deze voordelen zijn echter broodnodig om de kwaliteit van dienstverlening en van de bedrijfsvoering in front- en backoffice op een hoger plan te brengen. Meestal gaat de kost voor de baat uit in de zin dat de voordelen van de investeringen zullen zich pas op termijn terugbetalen. Soms moet je eerst een bepaalde (andere) werkwijze kiezen en waarborgen inbouwen om “budgettair neutraal” vooruit te kunnen gaan en eventueel later tussentijds desgewenst te kunnen bijsturen. 

Dit neemt niet weg dat samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering belangrijk is. Teneinde kans van slagen te hebben, vraagt dat om een fundamentele (her-) bezinning op de ondersteunende bedrijfsprocessen. Het “buiten de deur” zetten van taken en processen vanwege financiële voordelen alleen, is een weg die dood loopt. De ICT- en DIV-processen zijn veelal wezenlijk voor de primaire taakuitvoering en is sturing daarop middels bijvoorbeeld contracten en service level agreements (SLA’s) noodzakelijk. De professionaliseringsslag is daar urgent en ook het geheel van “planning & control’ moet daarop mee kunnen ontwikkelen. Het eerder genoemde shared service center biedt daarvoor een goede omgeving, waarbij verder wordt gekeken dan alleen producten en diensten. Veel organisaties beseffen dat het personeel de belangrijkste schakel is tot succes en draagvlak niet wordt gecreëerd door het op te leggen.

Wil de gemeentelijke overheid een reële stap zetten naar een efficiëntere vorm van samenwerking in casu schaalomvang, dan is integratie van beleid de noodzakelijke richting. Hoe beter de beleidskaders van de samenwerkende gemeenten op elkaar zijn afgestemd, hoe beter de voorwaarden kunnen worden gecreëerd voor efficiënte uitvoering. Een invorderingsbeleid voor belastingen is daar een voorbeeld van.

Haute Equipe kan u ondersteunen en adviseren bij het onderzoeken naar de mogelijkheden van efficiente samenwerking. Naast adviseurs en consultants detacheert Haute Equipe desgewenst managers ten behoeve van de lijn en/of ten behoeve van het vormgeven en implementeren van bijvoorbeeld ontwikkel- en verandertrajecten.

Voor onze ervaring verwijs ik u naar de pagina "Ervaring Haute Equipe", hieronder.

Haute Equipe heeft een ruime ervaring op het gebied van samenwerking. Wij hebben onze klanten reeds op diverse manieren bijgestaan. De niet limitatieve ervaring van Haute Equipe bestaat uit: 

• Onderzoeken naar intergemeentelijke samenwerking en fusies
• Kaderstelling voor intergemeentelijke sociale dienst en belastingen
• Organiseren van kennisbijeenkomsten, workshops en seminars inzake shared service centers
• Werkervaring bij diverse gemeenschappelijke regelingen
• Splitsing en fusies van gemeenschappelijke regelingen
• Projectleiding invoering basisadministraties voor meerdere gemeenten
• Ontwerpen businesscases voor en managen van shared service centers
• Procesredesign voor samenwerkingsverbanden

De producten en diensten van Haute Equipe op het gebied van samenwerking zijn o.a.:

• Aanpak voor visieontwikkeling
• Aanpak voor procesherontwerp en AO/IC
• Businesscase voor samenwerking en herindeling
• Contracten en SLA’s voor diverse samenwerkingsverbanden
• Modellen voor kostentoerekening
• Kaders voor verordeningen en richtlijnen
• Begrotingsscan voor fuserende gemeenten
• Tools voor monitoring en sturen performance
• Onderzoeken naar effectiviteit en efficiency

Bijeenkomsten op het gebied van (vormen van) samenwerking kunnen in een relatief korte tijd op basis van maatwerk worden verzorgd.   

Wilt u doorpraten met Haute Equipe over dit onderwerp? Dan kunt u contact met ons opnemen via de contactpagina.
Daar vindt u de gegevens van uw accountmanager of het regiokantoor bij u in de buurt.