‘Meer met minder’
Het gaat dus om een kritische blik op belangrijke, gevoelige of tijdrovende processen binnen een organisatie. Dit kan in de vorm van een reguliere audit, maar een bezuinigingsoperatie is eveneens een aanleiding om in te zoomen op de vraag: ‘hoe presteren we meer met minder?’
In de visie van Haute Equipe levert een goed lopend proces een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van uw producten en diensten. Ook levert het een efficiënte werkomgeving op met meer werkplezier voor de medewerkers. Als uw organisatie goed “draait”, kan de aandacht worden gericht op zaken die er voor u en de klant primair toe doen.
De roep om procesoptimalisatie betekent voor ons dat uw organisatie beweegt en dat u er op uit bent te willen verbeteren. Belangrijk daarbij is de verkozen nieuwe positie in te bedden en te borgen in uw organisatie. Hierin zitten uitdagingen zoals het creëren van draagvlak, het doorbreken van bestaande structuren en culturen, toewerken naar effectiviteit en efficiency, rekening houden met bestaande kaders en wetgeving en bestuurlijke en politieke invloeden.
Haute Equipe ondersteunt u graag bij het realiseren van uw verbeterdoelstellingen. Voor onze ervaring verwijs ik u naar de "ervaring Haute Equipe-pagina", hieronder.
Deelstappen
In onze visie bevat succesvol procesmanagement de volgende deelstappen.
1. Urgentiebesef vestigen en nul-situatie bepalen
Een belangrijke eerste stap vormt het creëren van urgentiebesef om dit traject te starten. De verbeteroperatie vraagt immers de nodige inzet en soms ook veranderingsgezindheid van medewerkers en managers. Deze stap is er dus op gericht om iedereen te doordringen van het doel en weerstand te verlagen. Dit kan bijvoorbeeld door tijdens een gemeenschappelijk moment met alle betrokkenen het einddoel met elkaar te onderstrepen.
Indeling in stappen en maken van heldere afspraken
Uit ervaring weten wij dat het indelen van het verbetertraject in haalbare stappen ervoor zorgt dat de aandacht en motivatie behouden blijft. Zo worden succesmomenten ingebouwd, waardoor zowel medewerkers als het management erin blijft geloven.
2. Betrekken medewerkers, benoemen proceseigenaars
Een belangrijke stap is het benoemen van ‘eigenaren’ van processen. Hiermee wordt procesverbetering van binnenuit en gedragen door medewerkers bewerkstelligd. De proceseigenaren hebben de mogelijkheid om leden uit de groep weer subproceseigenaren te maken. De proceseigenaar blijft te allen tijde verantwoordelijk richting management voor het resultaat van zijn proces.
3. Indeling in niveaus
Een belangrijke vervolgstap is het bepalen van de verschillende procesniveaus. Het is belangrijk om te onderschrijven dat er verschillende detailniveaus zijn. Een manager heeft nou eenmaal anders behoeftes om iets uit een proces te lezen dan een medewerker. Daarnaast biedt het beschrijven van verschillende detailniveaus de mogelijkheid om aan te geven op welk managementniveau een proces of werkinstructie vastgesteld moet worden. Bijvoorbeeld, zolang een werkinstructie (op basis van een procesbeschrijving) binnen afgesproken kaders blijft hoeft deze niet opnieuw te worden vastgesteld door hetzelfde managementniveau, maar kan dit op een lager niveau gebeuren. Zo ontstaan efficiënte processen.
4. Opstellen procesbeschrijvingen
In deze fase worden processen op uniforme wijze beschreven. Hierbij bewaken wij de kwaliteit en het tijdschema.
5. Optimaliseren processen
De procesbeschrijvingen worden met de betrokken medewerkers besproken. Samen met de proceseigenaar maken wij afhankelijkheden, onlogische stappen enz. bespreekbaar met de betrokken medewerkers.
6. Borging en implementatie
Parallel aan het uitwerkingstraject van de processen wordt met de proceseigenaren en het management een implementatieplan opgesteld. Op basis van ervaring weten wij dat implementatie niet stopt bij het uitdelen van een boekje met uitgewerkte processen. In onze filosofie bestaat implementatie op hoofdlijnen uit de volgende stappen:
a) Proceseigenaar heeft kennis van het proces en ziet raakvlakken met andere processen
b) Werken volgens het proces; volgen van de stappen
c) Organiseren dat de procesbeschrijvingen ‘levende’ documenten blijven. We geven u graag ons advies hierover
Hieronder noemen we enkele aspecten van de aanpak die een succesvolle implementatie van procesbeschrijvingen bij onze klanten heeft opgeleverd:
- Door uitzonderingssituaties zo veel mogelijk buiten te sluiten, ontstaan degelijke procesbeschrijvingen.
- Er bestaan zeer veel verschillende figuren (BPMN-figuren). We gebruiken een beperkt aantal figuren zodat de procesbeschrijvingen zonder legenda leesbaar zijn.
- Ons advies is om vooraf afspraken te maken (tolerantiegrenzen) voor mutaties aan procedures; zo wordt de stroom wijzigingsvoorstellen aan het management beperkt.
