Op donderdag 3 december organiseerde Haute Equipe in Hotel ‘de Cantharel’ in Apeldoorn een ontbijtbijeenkomst met als titel ‘doorontwikkeling financiële functie’. Doel van de bijeenkomst was de genodigden bij te praten over dit onderwerp dat in veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen actueel is. En uiteraard ervaringen te delen, gelegenheid te bieden om te netwerken.

De financiële functie is een breed begrip. De doorontwikkeling ervan is vaak onderdeel van een organisatie-ontwikkelproces. Te denken valt dan aan:

• Hoe is de verhouding tussen de afdeling financiën en de centrale staf
• Houden de diensten nog een eigen bedrijfsbureau en zo ja hoe is hun verhouding ten opzichte van afdeling financiën en staf
• Hoe ziet de nieuwe opzet van de programmabegroting en eventueel productenbegroting er uit
• Hoe verloopt de informatievoorziening aan de ambtelijke directie en aan het gemeentebestuur
• Welke verordeningen en regelingen moeten worden aangepast
• Wat betekent het voor de kostenplaatsenstructuur, tussenrekeningen en stelposten

Kortom, hoe kunt u de financiële functie integreren in de ambtelijke en bestuurlijke processen.

De inleidingen werden verzorgd door twee externe sprekers en een senior adviseur van Haute Equipe. De externe sprekers vlogen het onderwerp aan van strategisch niveau, de eigen spreker van tactisch/operationeel niveau.

De aftrap werd verzorgd door drs. Astrid van de Klift, directeur bedrijfsvoering van de gemeente Veenendaal. Ze plaatste de ontwikkeling vooral in een context. Dat was er één van sterke verkokering in een sectorenmodel en een tweetal incidenten waaruit bleek dat de risicobeheersing niet op orde was. Dat leidde tot een noodzaak tot het opnieuw inrichten van de financiële functie. Het antwoord werd onder andere gezocht in een tendens tot centralisering. Er kwam een directiemodel met een sterke staf, waarbij de afdelingen geen eigen bedrijfsbureaus kregen en de adviesfunctie werd verstevigd. Uiteraard is het geheel ingebed met een hele set aan randvoorwaarden, onder andere op het gebied van administratieve organisatie en informatievoorziening.

De tweede inleiding werd verzorgd door drs. Carel Jansen, tot voor kort concerncontroller van de gemeente Zutphen. Hij gaf aan dat er in zijn gemeente niet een directe noodzaak was de organisatiestructuur aan te passen. Het was meer een logisch gevolg van een doorontwikkelde visie op de organisatie na een gemeentelijke herindeling. Ook hier waren er centraliserende tendensen, maar niet zo verstrekkend als in Veenendaal. Zo is de functie van concerncontroller zelfs opgeheven en de control-taak volledig ondergebracht in de lijn. Carel vroeg aandacht voor een cultuurverandering, omdat ‘het niet alleen om het harkje gaat’.

De derde inleiding werd verzorgd door Eric Philips. Hij benaderde het onderwerp vanuit een systeemmodel waarbij met name werd toegelicht de onderdelen ‘rollen en gedrag’, ‘processen’ en ‘informatievoorziening’. Hij schetste een ontwikkeling op korte termijn waarbij de financieel manager een businesspartner wordt voor ambtelijk leidinggevenden en gemeentebestuur en zijn tijd met name gaat besteden aan beslissingsondersteuning. In de toekomst richting 2020 zal diens functie zelfs doorontwikkelen tot van een procesoperator als gevolg van ict-oplossingen. Eric sloot zijn inleiding af met een plaatje met radertjes van een organisatie die op elkaar inwerken, zoals daar zijn ‘systemen’, ‘processen’, en ‘mensen’.

Vervolgens ontstond een geanimeerd interactief deel waarbij de inleiders als forum  in gesprek gingen met de aanwezigen in de zaal.

De aanwezigen hebben via het evaluatieformulier het symposium gewaardeerd met een 7,5.